"Stygn och numrerad x antal ark" är kanske det enda man tänker på när det kommer till behovet av att häfta dokument. Hur syr man ihop dokument? Nykomlingen föreställer sig genast högar med papper, hårt fästa med bankgarn, täckta med frätande damm, någonstans i hörnet av en revisors eller personalavdelningens kontor.
Allt är dock inte så enkelt och ytligt som det verkar vid första anblicken. Vad behöver du veta för att undvika misstag i denna svåra fråga? Hur syr man dokument med trådar enligt ett foto? Dessa frågor kommer att diskuteras i detalj i steg-för-steg-instruktionerna.
Varför gör gammaldags häftklamrar?
Det finns många statliga myndigheter som kan kräva att dokument inte sys på fabrik utan manuellt med trådar. Det här är först och främst skatteinspektionen, arkivet, de ber att få sy dokument med trådar under mottagandet av papper förregistrering av enskilda företagare, registrering av juridisk person eller pappersarbete för ett anbud. Hur man häftar dokument korrekt, visar foto nummer 2. Använd vanligtvis tjock tråd och en tjock nål.
Man tror att värdepapper som är bundna på detta sätt är svårare att förlora, förfalska eller ersätta ark. Vissa organisationer, just på grund av detta, använder en sådan "farfar"-form för att fästa viktiga dokument. Det finns ett annat argument - ibland är papper strikt konfidentiella, och chefer, som fruktar publicitet eller konkurrenters inflytande, anförtror sådant arbete endast till en pålitlig person, respektive vägrar hjälp från specialiserade företag.
Viktigt
Felaktigt sammanfogade dokument kan orsaka vägran att registrera eller omregistrera ett företag, ta emot papper i arkivet, leda till att organisationen tas bort från anbudstävlingen, påverka tillsynsmyndighetens beslut i händelse av av en revision av organisationen.
Finns det enhetliga normer?
I dagsläget finns det inga tydliga regler för hur man syr dokument med trådar enligt ett enda mönster. Det finns bara rekommendationer och instruktioner. I grund och botten använder företag den metodologiska utvecklingen av Rosarkhiv, som godkändes av ordernummer 76 2009, kraven för GOST "Kontorsarbete och arkivering", samt instruktioner från Rysslands centralbank.
Förberedande skede
Alla dokument som ska häftas måste förhandsgranskas. Om det finns pennmärken, radera dem. Viktigöverväg noggrant varje sida, uteslut dem från att fästa vid varandra, säkerställ en logisk och korrekt sekvens av dokument i en stapel. Ta bort vassa föremål, nålar, häftklamrar eller gem, eftersom de kan skada bindtråden och leda till att dokumentet går förlorat. Det är nödvändigt att numrera sidorna med en enkel svart penna, i det högra hörnet; användning av bläck, inklusive färg, är inte tillåten. Du kan inte numrera för nära texten i dokumentet, desto mer överlappar den. Endast framsidan av arket är numrerad. Den totala volymen av det häftade dokumentet får inte överstiga 250 ark, och höjden på det inbundna och numrerade dokumentet får inte överstiga 4 centimeter. Ett exempel på hur man syr dokument med trådar visas på bilden.
Nästa steg i förberedelsen är valet av verktyg. För att korrekt sy dokument med trådar behöver du: en syl, speci altrådar, ett kartongskydd, som på bilden. I vissa fall används en hålslagare. Hur och med vad man ska sy dokument, bestämmer varje specialist själv. Det är bekvämast att använda hårda trådar eller bankgarn, i vissa fall används ylletrådar eller snören. Oftast bär de funktionen av dekoration. Vanligtvis använder seriösa rapporter en mer strikt stil. Förbered dokumenten själv och formuläret för inventeringen.
Några finesser
- Storformatsark, till exempel A3 eller A2, måste också numreras. För att göra detta är den helt utvidgad och numrerad enligt allmänna regler. Sedan vikt och försiktigt limmad bakomhörn.
- Om det är nödvändigt att arkivera ett brev öppnas det, först numreras själva kuvertet, sedan sidorna i brevet i tur och ordning.
- Dokumentomslaget är inte numrerat. Dessutom är titelbladet inte numrerat om det inte finns något omslag. Det andra arket är dock redan numrerat med siffran "2".
- Om antalet ark är fler än 250, är de uppdelade i volymer. Denna praxis är vanlig i domstolarna. Varje volym måste numreras separat.
- Hur häftar man dokument om det inte går att ange arknumret uppe till höger eller om hela arket är upptaget? Detta inträffar ofta, till exempel vid numrering av ett foto, i vilket fall numrering från baksidan är tillåten.
- Vid felaktig numrering kan du stryka över numret. Rättelsen måste dock bekräftas med en signatur.
- Om inte mer än två ark hoppas över, är det tillåtet att använda en bokstavsbeteckning för överhoppade sidor. Den digitala numreringen av huvuddokumentet ändras inte, men antalet ark ökar. I det här fallet är det nödvändigt att varna personen som ska ta emot dokumenten om detta.
- Om det är nödvändigt att numrera ett dokument som redan är numrerat eller har numrering, kommer det att numreras igen.
- Om arken i dokumentationen inte kan separeras eller om de är limmade, numreras de som ett ark. Detta händer om ett dokument till exempel har en check, ett fotografi eller ett tidningsurklipp klistrat på sig. Men samtidigt är det nödvändigt att göra en inventering, och i kolumnen "Anmärkning" eller i certifieringsinskriften är det absolut nödvändigt att klargöra vilka dokument som klistrades in, på vilken sida och vad de innehöll.
Vilka dokument sys oftast ihop med tråd? Först av allt, ingående och bolagsdokument. De har oftast en liten volym, de är lättare att sticka hål med en syl och det är lätt att sy. Det finns flera tekniker för att sy, du kan göra två punkteringar, tre eller fem. Tre hål är det vanligaste alternativet. Fem hål kommer väl till pass när vissa dokument är mindre än andra, anslutningen av fem hål hjälper till att fixa dem bättre. Femhålshäftning används om dokumenten är av högt värde, detta minskar risken för att de ersätts.
Hur man syr dokument korrekt med trådar: steg-för-steg-instruktioner
- Stacka arken, rikta in kanterna.
- Kontrollera arkets ordning.
- Markera med en penna platserna för framtida punkteringar symmetriskt i mitten på arkets vänstra sida. Detta kan göras både på ett ark och på alla.
- Det är nödvändigt att avvika från texten minst 1,5 centimeter.
- Märkena måste vara strikt vertikala, ett avstånd på upp till tre centimeter från varandra är tillåtet.
Om dokumentet är tillräckligt stort är det bekvämare att sticka hål i det med en syl. Börja vanligtvis från det översta hålet.
Om det inte går att använda fabriksomslaget, som på bilden, kan det första och sista arket limmas med en tunn kartongremsa för att förhindra skador på sidorna. Det är viktigt att välja rätt trådlängd, vanligtvis mellan 50 och 80 cm.
Klassisk sömnad med tråd - tre hål
Låt oss analysera alternativet för hur man syr dokumentsteg för steg i tre hål. Detta är det klassiska och vanligaste alternativet för att arkivera papper i arkivet eller för verifiering. Hur man korrekt syr dokument med trådar i det här fallet framgår bättre på bilden.
För nålen och trä ner under dokumentbunten, för ut den genom hålet vid nummer två. Vi får inte glömma en liten "svans" 7-8 cm lång, den kommer ändå väl till pass. På framsidan riktar vi nålen in i det övre hålet, återställer sedan nålen till det lägsta hålet nr 3. Därefter "dyker" nålen in i det centrala hålet, som ett resultat förblir båda trådarna under. Nu kan de knytas.
Vidare måste dokumentet attesteras, ett papper limmas, ett sigill och den ansvariga personens underskrift sätts ovanpå. Hur man syr dokument ordentligt och säkrar knuten med trådar kan du se på bilden.
Dessutom limmas en inventering på baksidan av det sista arket. Inskriptionen kan göras för hand eller använda färdiga mallar, som på bilden.
Hur häftar man dokument i fyra hål?
Percingteknik med fyra hål är nästan identisk. Den enda skillnaden är att dokumentet sys uppifrån och ned. Det ser ut som en sytråckling. Endast i detta fall upprepas det i omvänd ordning, först uppifrån och ner, sedan från botten till toppen. Således är slipsarna homogena utan mellanrum, som om de sys på en gigantisk symaskin.
Speci altillfällen
Ibland är det tillåtet att koppla dokument inte vertik alt, utan på hörnet. PÅDessa är huvudsakligen finansiella rapporteringspapper, som involverar fastsättning av kontantband, checkar på höger sida. Sådana dokument sys på hörnet. Stegen är desamma som för standardmonteringen av dokument, endast hålen är genomborrade i hörnet. Vanligtvis finns det två. Arket limmas exakt i hörnet. Vidare är proceduren liknande - den är certifierad, ett sigill sätts.
Slutsats
I processen med att förbereda och häfta ett dokument är det viktigt att i förväg tänka på hur man häftar dokument för att undvika all sorts force majeure. Till exempel behöver du ibland göra en kopia av dokument som redan är bundna och arkiverade. Det är värt att oroa sig för sådana ögonblick i förväg. Vanligtvis kan HR- eller redovisningsspecialister i förväg gissa vilket dokument som först måste köras genom en kopiator. Detta förenklar arbetet avsevärt och sparar tid.
